企業推進會計電算化應注意的問題

摘 要:會計電算化的簡稱就是指電子計算機在會計工作中的應用。會計電算化是會計工作的發展方向，也是促進會計基礎工作規范化、提高企業經濟效益的重要手段和有效措施。當前，很多大中型企業已經實行了會計電算化，經過工作實踐，使得企業在會計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會計電算化的基礎上，逐步向會計管理電算化和會計決策電算化發展。還有很多企業也正在試行會計電算化軟件。
        會計電算化的簡稱就是指電子計算機在會計工作中的應用。會計電算化是會計工作的發展方向，也是促進會計基礎工作規范化、提高企業經濟效益的重要手段和有效措施。當前，很多大中型企業已經實行了會計電算化，經過工作實踐，使得企業在會計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會計電算化的基礎上，逐步向會計管理電算化和會計決策電算化發展。還有很多企業也正在試行會計電算化軟件。我所在的單位已實行會計電算化多年，積累了一些經驗，也有工作中的教訓，通過會計電算化工作實踐，我認為在企業推行會計電算化過程中，應注意以下幾方面問題。
一、會計人員應有所準備，掌握一定的計算機基礎知識和必要的基本操作技能:
        工欲善其事，必先利其器。要使用現代化的計算機技術開展工作，需要會計從業人員具備一定的計算機基礎理論知識和基本的操作技能。在大中型企業中，一般管理崗位的員工都通過了計算機應用能力方面的培訓考核，作為會計從業人員，最好能夠達到財政局認可的會計電算化中級水平，只有這樣，才能從容面對會計電算化的一系列問題。會計電算化中級考試中就包括了有關計算機操作系統的熟練使用、一般辦公軟件的應用、財務軟件的實際運用等知識，尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內容對會計工作幫助很大，很多日常會計核算中的輔助工作以及財務數據分析等方面都要用到。
二、軟件開發人員與會計人員應充分溝通，優勢互補:
        企業的會計人員對本單位的業務情況、會計核算、財務管理工作比較熟悉，對本企業實施會計電算化所要達到的效能和目的比較清晰，只是由于不同專業領域的局限，不了解解決問題的途徑，更不清楚會計核算軟件通過何種途徑來解決本單位的具體問題。軟件開發人員對于計算機程序、自己開發的專業軟件所具備的功能了如指掌，而對要運用該軟件的具體單位的具體業務并不熟悉，軟件本身具備的功能未必適合使用單位，使用單位也未必具備運行該專業軟件的客觀條件。因此，在決定使用商品軟件或使用針對本單位開發的財務會計軟件時，軟件管理人員或開發人員與單位的實際需求人員應進行廣泛的溝通和協商，要針對行業特點和單位實際業務、具體的會計核算要求、財務管理的需要反復討論，明確陳述，交換意見，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業會計電算化工作的正常進行。在實際工作中，企業應用的會計電算化軟件也是在不斷更新、完善的，因為企業的經營業務、會計核算方法以及財務管理要求都會發生變化。軟件管理人員或開發人員應根據使用單位的意見和發展狀況，在滿足會計工作的需求過程中，應考慮企業信息系統的整體性，不能單純從會計子系統的目標出發，應當充分考慮到不同的管理職能之間的內在聯系和規律，并盡可能利用其他行業乃至于國外的成功經驗，拓展會計電算化系統，以適應企業經營控制和管理決策的需要。以便更好地發揮出軟件的優勢，更好地服務于企業。
三、會計電算化的初始化工作要做好:
        無論是通用的商品軟件還是針對本單位定點開發的，亦或是通用與定點開發相結合的會計軟件，都具備處理數字信息快捷、準確的特點，這也是計算機技術的優勢所在。企業實行會計電算化，在初始化之前要制定具體的實施方案，在確定準備使用的軟件后，便要在符合會計政策、會計原則的前提下，根據企業自身的需要進行系統初始化設置，然后將期初數據錄入，這個過程就如同我們選購新房后，在不改變房屋結構的基礎上，根據個人需求、喜好進行內部裝修，布局計劃，一切就緒后才搬入家具正式入住。在建賬之初，會計人員要遵循財務會計制度的要求，選擇好適合本企業的會計核算方法及核算體系。另一方面會計科目設置時，除了要按照企業會計制度中規定的會計科目名稱和代碼設置一級總賬科目外，還要根據本單位的實際業務，設置二級科目甚至三級、四級科目，做到名稱簡潔，編碼遵循軟件要求，盡可能在初始階段考慮周全，因為建賬以后，有了數據的科目將不能再修改名稱和編碼。在會計電算化的實際應用過程中，應充分利用會計軟件的功能，如新的會計科目代碼很長，一級總賬科目即有四位編碼，每增加一級又增加兩位編碼，不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能，可以將常用的會計科目用簡便易記的數字代替，這樣就能加快會計憑證的錄入速度，對提高日常會計核算業務的工作效率有很大幫助。
四、 會計電算化后的財務安全問題要重視
        （一）內部控制制度要完善
        內部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段。因而企業必須建立嚴格的內控制度。基本的內控制度應該包括會計人員權限的合理設置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。通過內控制度的有效實施，防止舞弊行為的發生，避免給企業在工作上造成不必要的推諉和扯皮，在經濟上造成不必要的損失。手工作賬時要考慮不相容職務的分離、分設。同樣，在實行會計電算化以后，不相容職務也不能由一個人承擔，應根據每個人的工作內容賦予相應的權限。一般情況下，應設置系統管理員、數據管理員、檔案管理人員、復核人員、核算人員、出納、財務主管等崗位，每個崗位既互相牽制，又層層負責，日常工作職責明確，一旦發現問題責任界限清楚。
        按照財政部《內部會計控制規范——基本規范》的要求，建立內部會計管理制度應遵循的原則包括：符合國家法律法規規定和單位內部實際情況；全面性、廣泛性、適應性原則；內部牽制原則；不相容崗位分離原則。
我單位在實施會計電算化之初，即按照財政部頒布的《會計電算化工作規范》要求，建立了嚴格的管理制度。包括：
        1.會計電算化崗位責任制：對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護人員、電算主管、數據分析員的工作職責進行了明確。
        2.會計電算化操作管理制度：明確了計算機的操作程序、授權、更換口令、對外提供數據、日常備份、操作規程等。
        3.軟件、硬件和數據管理制度：對財務系統所用計算機設備的維護、保養、使用環境、會計數據的安全保密、存儲、軟件修改、故障排除、運行日志等做了具體規定。
        4.電算化會計檔案管理制度：對會計檔案包含的內容、歸檔程序、查閱手續、期滿銷毀等做出詳細規定。
         5.會計電算化內部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業務流程，規定軟件操作的權限管理，禁止出納人員上機操作，會計人員調離崗位應做好交接手續等。